Configuració de privacitat
Mantener una buena comunicación con todos los públicos es una de las tareas que tienen y tenemos todas las empresas. En las sesiones de asesoramiento siempre recomendamos que se de respuesta a las demandas de los clientes, proveedores, colaboradores… de forma rápida, ya sea a través del teléfono, del correo electrónico o de cualquier otro canal.
No nos gusta cuando pedimos un presupuesto o realizamos una consulta a través de un formulario de una página web y pasan los días y las semanas y nadie nos responde. Llegamos a la conclusión que tienen una política de comunicación mejorable, ya que siempre explicamos que la comunicación va más allá de disponer de una página web atractiva o de estar presente en las redes sociales.
Así pues, continuaremos recomendando que siempre exista alguien encargado de dar respuesta a las consultas, quejas, demandas… de los públicos de la empresa y que se lleve a cabo con cierta celeridad. O sea, que la empresa no tarde 15 días en responder un correo.
No obstante, últimamente nos estamos dando cuenta de la existencia de una tendencia que nos puede generar estrés, sin aportar nada de positivo. Lo hemos comentado con clientes y proveedores y muchos compartimos esta idea. Es una tendencia vinculada a la cultura de la inmediatez, porque pretende convertir el correo electrónico en un whatsApp. Tanto el correo como el whats son dos herramientas fantásticas y extremadamente útiles, pero creemos que tenemos que saber utilizar cada una para lo que sirve.
El whatsApp es inmediatez y brevedad. Permite comentar un detalle con una persona y obtener una respuesta casi al instante. También es perfecto para buscar fecha para un encuentro, una reunión… es excelente para comentar una urgencia, para enviar una imagen, para mostrar un ejemplo…
El correo permite más explicaciones y pide lectura. Acepta una respuesta inmediata, pero no es indispensable. Generalmente, exige leerlo con tranquilidad, revisar su contenido y los documentos adjuntos y, por lo tanto, responder con calma. Es una herramienta extraordinaria para enviar documentos, trabajos, proyectos, comentar punto por punto distintos aspectos de una propuesta…
Tal y como ya lo hemos dicho, las dos son herramientas de trabajo excelentes, pero no podemos pedir que nos respondan los correos al cabo de unos segundos de haberlos enviado como si fueran whats. Actualmente, hay gente que envía un correo y si al cabo de un par de horas no ha recibido ninguna respuesta, llama para confirmar que lo hayan recibido. Quiere la inmediatez a la que le ha acostumbrado el whatsApp, sin distinguir las especificaciones de cada canal.
Así pues, os animamos a responder cualquier mensaje que recibís a la empresa, a través del canal que sea, pero creemos que debéis buscar el equilibrio y, por lo tanto, saber cuándo es necesario que respondáis o bien esperar una respuesta de forma inmediata y cuando podéis responder o esperar respuesta con mayor margen de tiempo. No os impacientéis ni para actuar ni para esperar y de este modo contribuiréis a relajar un poco esta cultura de la inmediatez en qué hay momentos que no nos permite ni escribir cuatro líneas con tranquilidad.